Un contenu de qualité est un travail d'équipe, rassemblant l'expertise de plusieurs collaborateurs. C'est pourquoi nous avons développé une fonctionnalité de commentaires complète, directement intégrée à notre éditeur de texte.
Plus besoin de jongler entre plusieurs outils ou de chercher la dernière version d'un document, désormais toutes les discussions, questions et validations sont centralisées au même endroit, directement dans votre document.
Prêt à optimiser votre processus de collaboration ? Découvrez comment utiliser les commentaires Mark AI !
Aperçu des actions possibles :
Créer un fil de discussion, ajouter/éditer/supprimer des commentaires
Surligner une partie du texte dans un commentaire
Identifier un collaborateur dans un commentaire
Modifier le statut d'un fil de discussion (✅ résolu / non résolu ❌)
Nous allons maintenant voir en détail comment utiliser cette fonctionnalité:
Comment créer un fil de discussion
Un fil de discussion représente un commentaire puis une succession de réponses. Cette fonctionnalité vous permet de centraliser tous les échanges relatifs à une question ou une suggestion, pour une collaboration plus claire et organisée. Procédure à suivre pour créer un fil de discussion:
Cliquez sur l'icône "bulle de discussion" en haut à droite de la page
L'onglet "Commentaires" s'ouvre, affichant la liste des commentaires existants
Cliquez dans le champ en bas de la liste pour rédiger votre commentaire
Cliquez sur "Envoyer" pour créer le fil de discussion
Surligner une partie du texte dans un commentaire
Pour être certain que vos collaborateurs comprennent exactement de quelle partie du document vous parlez, utilisez la fonctionnalité de surlignage. En quelques clics, vous pouvez mettre en évidence la phrase ou le paragraphe concerné, directement depuis l'interface de commentaire. Procédure à suivre pour surligner une partie du contenu:
Sélectionnez le texte concerné dans l'éditeur
Cliquez sur l'icône "bulle de discussion" dans la barre d'outils qui apparaît
Le texte surligné en violet apparaît au-dessus du champ de commentaire
Rédigez votre commentaire puis cliquez sur "Envoyer"
Identifier une personne dans un commentaire
La fonction d'identification permet de solliciter l'avis d'un collaborateur directement dans les commentaires. Il recevra une notification et saura ainsi qu'une action est attendue de sa part. Procédure à suivre pour identifier un collaborateur:
Dans le champ de commentaire, tapez "@"
Sélectionnez le nom de la personne dans la liste qui apparaît
Terminez votre commentaire et cliquez sur "Envoyer"
Notifications par email
Pour une collaboration plus fluide, Mark AI envoie des notifications par email à chaque étape clé : création d'un fil de discussion, nouveau commentaire, changement de statut, etc. Chacun est ainsi tenu informé de l'avancement de la discussion. Vous trouverez le détail des notifications envoyées ci-dessous:
📧: notification envoyée par mail
❌: aucune notification par email n'est envoyée
Situation | Auteur du document | Auteur du fil de discussion | Personnes mentionnées dans le commentaire |
Création d'un fil de discussion | 📧 | ❌ | 📧 |
Ajout d'un nouveau commentaire | 📧 | 📧 | 📧 |
Changement de statut d'un fil de discussion | 📧 | 📧 | non applicable |
Que contiennent les notifications ?
Les notifications contiennent un lien vers le document et le nom de l'auteur du commentaire.
Modifier le statut d'un fil de discussion
Une fois qu'une question est traitée ou qu'une suggestion est intégrée, vous pouvez changer le statut du fil de discussion pour indiquer qu'il est clos. Cela vous aide à faire le tri entre les points en cours de discussion et ceux déjà résolus.
Cliquez sur l'icône "check" sur le premier commentaire du fil
Le fil passe en statut "Résolu" : fond vert, ajout de commentaires désactivé, fil déplacé en bas de la liste
Cliquez à nouveau sur l'icône pour repasser en statut "Non résolu"
Supprimer un commentaire
Vous avez fait une erreur ou votre commentaire n'est plus d'actualité ? Vous pouvez facilement le supprimer, le tout sans notifier les autres collaborateurs.
Cliquez sur l'icône "trois points" du commentaire puis sur "Supprimer"
Éditer un commentaire
Il est possible à tout moment de modifier votre commentaire pour le corriger ou préciser votre pensée. Comme pour la suppression, cette action n'envoie pas de notification. Procédure à suivre pour éditer un commentaire:
Cliquez sur l'icône "trois points" du commentaire puis sur "Éditer"
Effectuez vos modifications puis cliquez sur "Envoyer"
Supprimer un fil de discussion entier
Si un fil de discussion n'est plus pertinent, vous pouvez le supprimer entièrement, avec tous les commentaires associés. Attention, seuls l'auteur du fil de discussion et l'auteur du document ont l'autorisation de le faire. Procédure à suivre:
Cliquez sur l'icône "trois points" du premier commentaire puis sur "Supprimer le fil"
Seuls l'auteur du fil et l'auteur du document peuvent supprimer un fil
Tous les commentaires du fil sont supprimés
Quelques conseils pour une collaboration efficace :
Pensez à surligner la partie du texte concernée par votre commentaire pour plus de clarté (le surlignage restera visible même si le texte est modifié par la suite)
Identifiez les personnes concernées pour vous assurer qu'elles seront notifiées de votre commentaire
Changez le statut des fils de discussion résolus pour mieux vous y retrouver
Veillez à ne pas abuser des commentaires pour ne pas surcharger vos collaborateurs de notifications
FAQ
Pourquoi le text surligné dans mon commentaire n'est plus surligné dans l'éditeur de texte ?
Si le texte sélectionné lors de la création du commentaire est modifié par la suite dans l'éditeur, le surlignage disparaîtra automatiquement du document. Cependant, la version originale du texte surligné restera visible dans le commentaire lui-même, afin de conserver le contexte nécessaire à sa compréhension.
Qui peut éditer un commentaire ?
Seul l'auteur du commentaire peut l'éditer.
Une notification est-elle envoyée lorsque l'on édite un commentaire?
Non, aucune notification n'est envoyée lorsque l'on édite un commentaire.
Qui peut supprimer un commentaire ?
Seuls l'auteur du commentaire et l'auteur du document peuvent supprimer un commentaire.
Une notification est-elle envoyée lorsque l'on supprime un commentaire?
Non, aucune notification n'est envoyée lorsque l'on supprime un commentaire.